Règlement d'Ordre Intérieur

CHAPITRE I. INTRODUCTION

Conformément à l'article 34 du statut de l'association "Groupe Chrétien pour Appuis aux Vulnérables, GCAV en sigle, ce Règlement d'Ordre Intérieur fait l'objet de complément de notre statut.

Article 1: La devise du GCAV est: "unité, travail, sincérité et honnêteté.

Article 2: Chaque membre du GCAV doit se procurer d'une carte de membre.

Article 3: Le prix d'achat de la carte de membre du GCAV sera proposé par le Conseil d'Administration (CA) et sera adopté en Assemblée Générale (AG).

Article 4: Le logo du "Groupe Chrétien pour Appuis aux Vulnérables aura la forme ci-dessous:

CHAPITRE II. COTISATION DES MEMBRES ET ACTIVITÉ D'AUTOFINANCEMENT

Article 5: La fixation du taux des cotisations sera proposée par le C.A et adoptée en Assemblée Générale.

Article 6: L'association "GCAVˮ doit créer les activités d'autofinancement pour assurer son bon fonctionnement (activité génératrice des revenus) et sa durabilité de ses actions au delà de l'appuie extérieur.

Article 7: L'association "GCAVˮ peut sensibiliser des entrepreneurs à venir adhérer dans l'association s'elle trouve que leurs activités peuvent être bénéfique pour le "GCAVˮ et pour la société en générale si le "GCAVˮ apporte son morceau de bois.

Article 8: Les accords entre le "GCAVˮ et les entrepreneurs seront discutés et adoptés dans le conseil d'administration.

Article 9: Le comité de gestion de la coordination sera invité lors des accords entre le "GCAVˮ et les entrepreneurs.

CHAPITRE III. DISCIPLINE

Article 10: En cas d'empêchement (Voyage et maladie jugé grave) d'un responsable d'une fonction quelconque, son adjoint fait l'intérim.

Article 11: Au retour d'un responsable d'une fonction quelconque, la remise et reprise se fait 48 heures après (au plus tard).

Article 12: En cas d'empêchement pour raison d'étude d'un membre de l'association GCAV, ce membre est invité à écrire une lettre de demande de mis en disponibilité adressée au conseil d'Administration avec copie pour information au bureau de l'Assemblée Générale et au bureau de la Coordination au moins Trois avant son départ.

Article 13: La réponse à la lettre de demande de mis en disponibilité sera donnée Une semaine après la réunion du Conseil d'Administration.

Article 14: En cas de conflit entre les membres de l'association, ces membres sont invités à respecter la procédure selon l'article 35 de notre Statuts. Si un membre ou les membres en conflits passe(nt) directement aux instances supérieurs sans respecter la procédure, il est (ou ils sont) directement exclu(s) de l'association.

Article 15: Avant de révoquer un membre de l'association, ce membre doit être entendu sur base d'un procès-verbal (PV).

Article 16: La révocation d'un membre du "GCAVˮ doit être signée par le Président du Conseil d'Administration.

Article 17: Type des sanctions signées par la Coordination:

• Blâme
• Avertissement
• Dernier avertissement
• Mis en pied avec perte de la moitié de la prime

Article 18: Les motifs et les sanctions pris par la coordination doivent être déposés au C.A 24 heures après.

Article 19: Le Chargé de programme et le Directeur Administratif et Financier chacun dans son secteur donne une demande d'explication. Les sanctions du premier degré sont signées par le Coordonnateur.

Article 20: Pour les membres du conseil d'administration, les sanctions du premier degré peuvent être signées par le PCA intérimaire.

Article 21: Les sanctions du premier degré sont:

• Blâme
• Avertissement
• Dernier avertissement
• Mis en pied avec perte de la moitié de la prime

Article 22: La sanction du second degré est la "Révocation

Article 23: Quel que soit le Conseil d'Administration ou la Coordination, toute procédure disciplinaire Commence par une lettre de demande d'explication.

Article 24: Le PCA procède par l'ouverture d'une action disciplinaire. Les conclusions sont :

• Blâme
• Révocation

Article 25: Destination des biens:

• Les biens de l'association sont utilisés selon les raisons et pour les finalités bien déterminées par l'association.
• L'utilisation des recettes de l'association est autorisée par le PCA ou son intérim, le Trésorier (e) en assure l'exécution.
• Il est de même pour le comité de gestion de la Coordination qui, après l'autorisation du Coordonnateur ou son intérim à travers le Directeur Administratif et Financier (DAF), le comptable en effectue l'exécution.

CHAPITRE IV. LES SOCIALES

Article 26: Les membres du GCAV auront une caisse sociale.

Article 27: Le Bureau de cette caisse sociale sera composé de:

• Président du conseil d'administration ;
• Vice-président du conseil d'administration ;
• Secrétaire du conseil d'administration ;
• Trésorier(e) du conseil d'administration ;
• Les représentants de personnels (selon les projets);
• Les représentants adjoints de personnels (selon les projets);
• Le délégué du personnel administratif, technique et ouvrier (PATO).

Article 28: Les représentants de personnels et leurs adjoints ainsi que le délégué du personnel administratif, technique et ouvrier (PATO) seront élus chacun dans son secteur et ils auront un mandat de Deux ans renouvelable une seule fois.

Article 29: La fixation de taux de cotisation au sein de la caisse sociale sera donnée par:

• Le conseil d'administration ainsi que le comité de gestion de la coordination à part ;
• Les représentants de personnels et leurs adjoints ainsi que le délégué du PATO, après consultations de leurs bases.

Article 30: Cette caisse interviendra pour les cas suivants:

• Maladie d'un agent ou d'un membre de son foyer ;
• Décès du premier degré ;
• Décès du second degré ;
• Décès du troisième degré ;
• Mariage d'un agent ;
• Mariage de l'enfant d'un agent.

Article 31: Décès du premier degré:

Un agent, sa femme, ses enfants et les parents d'un agent.

Pour ce cas, le GCAV achète le cercueil (équipement complet) et accompagne le corps jusqu'à l'endroit prévu pour l'enterrement. Le GCAV soutiendra le deuil.

En plus, lors du décès d'un membre du GCAV, son fils ainé est invité à être engagé pour soutenir sa famille (ses petits frères et sœurs avant leurs mariages).

Article 32: Décès du second degré:

Frère, sœurs, oncle, tente (paternel et maternel).

Pour ce cas, le GCAV délègue quelques membres du bureau de la caisse sociale avec une enveloppe pour soutenir leur collègue au problème qui lui est survenu.

Article 33: Décès du troisième degré:

Cousin, neveu, nièce et c.

Pour ce cas, il est presque comme à l'article 31 sauf que c'est le degré de la considération qui diminue.

Article 34: Mariage d'un agent du GCAV.

Lorsqu'un agent du GCAV est engagé à faire le mariage, le bureau de la caisse sociale se réunira ou siègera afin de décider ce qu'il va donner à leur collègue.

Article 35: Mariage de l'enfant d'un agent.

Pour ce cas, l'agent du GCAV est invité à déposer son faire part au bureau de la caisse sociale.

Article 36: Ce règlement d'ordre intérieur pourra être amandé sur proposition de 3/4 des membres fondateurs réunis en Assemblée Générale.

CHAPITRE V. JOB DESCRIPTION

5.1. Assemblée Générale

Conformément aux dispositions de l'article 17 du statut de " GCAVˮ:

Article 37: Le Bureau de l'Assemblée Générale se réunit entre autre pour :

• Examiner les dossiers des candidatures aux postes du Conseil d'Administration ;
• Examiner les rapports financiers présentés par le trésorier et le comptable ;
• Examiner et approuver le nouveau programme d'activité pour la nouvelle année.

5.2. Conseil d'Administration

Article 38: Le Président :

• Le PCA convoque par écrit les assemblées générales ordinaires et extraordinaires au moins Quinze jours avant la date prévue ;
• Le PCA représente l'association auprès de l'instance supérieure, l'autorité politico-administrative, judiciaire et militaire ;
• Le PCA initie ou prend des contacts, prépare et tient des séances de travaux avec des délégations ou partenaires extérieurs ;
• Il convoque et dirige le conseil d'administration ;
• Il investit et le cas échéant révoque les membres du comité de gestion de la coordination et cela en concertation avec les autres membres du Conseil d'Administration ;
• Il réceptionne les dons, legs et autre subvention au nom de l'association ;
• Le PCA garde les archives de l'association.

Article 39: Le Vice-président:

• Le PCA adjoint gère l'administration, élabore les PV et comptes rendus des réunions du conseil d'administration ;
• Il notifie toutes les décisions signées par le PCA ;
• Il lance les invitations aux administrateurs pour la tenue des conseils d'administrations sur instruction du PCA ;
• Il garde les documents de l'association ;
• Il répondra aux ordres qui lui seront données par la hiérarchie.

Article 40: Le Secrétaire Rapporteur:

• Le secrétaire rapporteur fournit les listes des membres effectifs ;
• Il est également chargé de préparer les bulletins de vote avant de les transmettre au bureau du Conseil ;
• Il est rapporteur et il est chargé de prendre les procès-verbaux dans les assemblées générales (Conseil d'Administration) ;
• Il réceptionne tous les courriers reçus et expédie tous les documents en provenance du CA ;
• Il s'occupe de la saisi et impression des documents du CA ;
• Il s'occupe de la systématique des documents du CA ;
• Il répondra aux ordres qui lui seront données par la hiérarchie.

Article 41: Les Conseillers (technique et Juridique):

• Veillent au bon comportement de l'association en générale et du conseil d'administration en particulier ;
• Ils comptent sur l'expertise de chacun ;
• Ils prodiguent des conseils techniques ;
• Ils suggèrent de solution susceptible de faire avancer l'association ;
• Ils veillent aux affaires juridiques et contentieuses.

Article 42: Le Trésorier :

• Collecte les cotisations des membres ;
• Gère les finances de l'association : enregistre les recettes et les dépenses ;
• Fait des dépenses sur ordre du PCA ou son intérim à travers le PCA adjoint ;
• Propose le budget au conseil d'administration, présente le bilan et élabore le rapport financier (hebdomadaire, mensuel et annuel) ;
• Reçoit le rapport financier journalier, mensuel et annuel des activités d'autofinancements ;
• Bref, il gère les finances d'activités d'autofinancements et dépose le rapport à la hiérarchie ;
• Il exécutera toute autre tâche qui lui sera proposée par la hiérarchie.

5.3. La Coordination

Article 43: Le Coordonnateur:

• Assure la gestion quotidienne et coordonne toutes les activités de l'association sur le terrain ;
• Répond devant le CA en ce qui concerne la gestion des ressources financières, humaines, techniques et matérielle ;
• Rédige le rapport mensuel et le soumet au CA ;
• Recrute les journaliers et installe des antennes locales de l'association sur ordre du Conseil d'Administration ;
• Il répondra aux ordres qui lui seront données par la hiérarchie.

Article 44: Le Chargé de Programme:

• Mettra en œuvre des projets et programmes dans les provinces ;
• Il sera responsable de la planification, gestion, mise en œuvre, coordination et l'établissement de rapport sur l'exécution des projets à sa charge ;
• Entre autre, il veillera à une exécution opportune et effective des projets existants et à organiser ;
• Il participera à des ateliers de formation ;
• Il doit préparer et éditer des rapports et participer aux réunions de programmation des plans de projets ;
• Il exécutera toute autre tâche qui lui sera proposé par la hiérarchie.

Article 45: Le Directeur Administratif et Financier:

• Il gère l'administration, enregistre et analyse les correspondances, élabore les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions de la Coordination ;
• Il lance les invitations des réunions de la Coordination sur instruction du Coordonnateur ;
• Il est le responsable de la gestion financière, administrative, des ressources humaines, de la logistique et des infrastructures ;
• Il contribue au développement des outils administratifs et les met en application ;
• Il soutient le représentant national et les responsables des opérations dans la mise en œuvre des activités opérationnelles ;
• Il encadre les personnels impliqués dans la gestion financière, administrative et ressources humaines (RH) de l'opération ;
• Il se tient informer du cadre légal (finances et RH), économique ou de tout autre aspect ayant trait à ses domaines de compétence ;
• Il veille à l'application des normes et règlement en vigueur au sein de notre GCAV ;
• Il exécutera toute autre tâche qui lui sera proposé par la hiérarchie.

Article 46: En dehors de ce règlement d'ordre intérieur, le GCAV portera un autre annexe qui sera la suite de ce chapitre 5 (JOB DESCRIPTION) ainsi que toute autre chose qu'on a oublié pour le bon fonctionnement de l'association.